Glossar

Die wichtigsten Begriffe — kurz erklärt

Mandantenfähigkeit, mehrstufige Freigabe, GoBD, XRechnung: Was hinter den Begriffen steckt, die im Belegmanagement und in der E-Rechnung ständig fallen — verständlich, mit Bezug zur Praxis.

Mehrere Firmen

Holding-Buchhaltung

Holding-Buchhaltung ist die Verwaltung der Belege, Rechnungen und Freigaben einer Unternehmensgruppe aus Holding und Tochtergesellschaften — mehrere Rechtseinheiten, ein zentrales Verwaltungsteam.

Konsolidierung führt die Zahlen mehrerer Gesellschaften zu einer Gesamtsicht zusammen. Wichtig ist die Unterscheidung: der handelsrechtliche Konzernabschluss ist Sache der Steuerberatung — den operativen Gruppenüberblick (offene Belege, Freigaben, Fälligkeiten) liefert das Vorsystem.

Mandantenfähigkeit

Mandantenfähigkeit ist die Fähigkeit einer Software, mehrere rechtlich getrennte Unternehmen (Mandanten) in einem System zu verwalten — mit sauber getrennten Daten, aber gemeinsamer Bedienung in einem Login.

Mandantentrennung

Mandantentrennung ist die strikte technische Trennung der Daten verschiedener Gesellschaften in einem gemeinsamen System: Jede Firma sieht nur ihre eigenen Belege — selbst wenn ein Team alle Firmen über ein einziges Login bedient.

Multi-Company

Multi-Company ist die firmenübergreifende Arbeitsweise: mehrere Gesellschaften in einem System, mit einem Team, gemeinsamen Rechten und konsolidierten Ansichten — der englische Begriff für gelebte Mandantenfähigkeit.

Objektgesellschaft

Eine Objektgesellschaft ist eine eigene Gesellschaft (meist GmbH) pro Immobilie oder Projekt. In der Immobilien- und Hausverwaltung entstehen so viele kleine Rechtseinheiten, die ein Team gemeinsam verwaltet.

Belegfreigabe

Belegfreigabe (Freigabeworkflow) ist der geregelte Prozess, in dem eine Eingangsrechnung geprüft und freigegeben wird, bevor sie bezahlt wird — wer freigibt, hängt von Regeln wie Betrag, Gesellschaft oder Belegtyp ab.

Mehrstufige Freigabe

Mehrstufige Freigabe bedeutet, dass eine Rechnung je nach Regel mehrere Freigabestufen durchläuft — etwa ab einem bestimmten Betrag zusätzlich die Geschäftsführung. Bagatellbeträge überspringen Stufen.

Rechnungsprüfung

Die Rechnungsprüfung stellt fest, ob eine Eingangsrechnung sachlich, rechnerisch und formal korrekt ist — bevor sie freigegeben und bezahlt wird. Sie ist der inhaltliche Schritt, die Freigabe der formale.

Vier-Augen-Prinzip

Das Vier-Augen-Prinzip ist eine Kontrollregel: Eine zweite Person prüft und bestätigt einen Vorgang, bevor er wirksam wird. Bei Rechnungen heißt das — nicht dieselbe Person erfasst und gibt frei.

GoBD & Aufbewahrung

Audit-Trail

Ein Audit-Trail (Änderungsprotokoll) hält lückenlos fest, wer wann was an einem Beleg oder Vorgang geändert hat. Er ist die Grundlage der Nachvollziehbarkeit, die die GoBD verlangen.

Aufbewahrungsfrist

Die Aufbewahrungsfrist legt fest, wie lange steuerrelevante Unterlagen aufbewahrt werden müssen. Für Buchungsbelege und Rechnungen gilt seit der Reform 2024 eine Frist von acht Jahren (zuvor zehn).

GoBD

GoBD steht für die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff" — die Regeln der Finanzverwaltung für digitale Buchführung.

GoBD-Archiv

Ein GoBD-Archiv ist ein revisionssicheres Belegarchiv: Dokumente werden unveränderbar und nachvollziehbar gespeichert, sodass sie einer Betriebsprüfung standhalten — über die gesetzliche Aufbewahrungsfrist hinweg.

Rechnungskorrektur (Storno & Gutschrift)

Eine finalisierte Rechnung darf nach den GoBD nicht mehr verändert werden. Eine Korrektur erfolgt deshalb über einen Storno und eine neue Rechnung (Korrektur- bzw. Gutschriftsbeleg) — niemals durch Überschreiben des Originals.

Revisionssicherheit

Revisionssicherheit bedeutet, dass gespeicherte Belege nicht unbemerkt verändert oder gelöscht werden können — jede Operation ist protokolliert. Es ist die Eigenschaft, die ein Archiv prüfungsfest macht.

Verfahrensdokumentation

Die Verfahrensdokumentation beschreibt, wie ein Unternehmen seine Belege erfasst, verarbeitet und aufbewahrt. Die GoBD verlangen sie — sie macht nachvollziehbar, dass die Prozesse ordnungsmäßig sind.

E-Rechnung

EN 16931

EN 16931 ist die europäische Norm für die elektronische Rechnung. Sie definiert das semantische Datenmodell — welche Felder eine E-Rechnung enthalten muss und wie sie strukturiert sind. XRechnung und ZUGFeRD sind konforme Ausprägungen.

Reverse-Charge

Reverse-Charge (Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers, § 13b UStG) verlagert die Umsatzsteuer-Schuld vom Leistenden auf den Empfänger. Typisch bei B2B-Leistungen zwischen EU-Unternehmen mit gültiger USt-IdNr.

XRechnung

XRechnung ist ein deutsches E-Rechnungsformat nach EN 16931: ein reines XML-Dokument ohne Sichtkomponente. Es ist der Standard für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber (B2G) und dort seit 2020 Pflicht.

ZUGFeRD

ZUGFeRD ist ein hybrides E-Rechnungsformat: ein sichtbares PDF/A-3 mit eingebettetem XML-Datensatz. Menschen sehen die gewohnte Rechnung, Software liest die strukturierten Daten — beides in einer Datei.

Belege & Rechnungen

Belegerkennung (OCR)

Belegerkennung (OCR) liest aus einem hochgeladenen oder gescannten Beleg automatisch die relevanten Daten aus — Betrag, Datum, Lieferant, Steuer. Moderne Systeme nutzen dafür KI statt reiner Texterkennung.

DATEV-Export

Der DATEV-Export übergibt Belege und vorerfasste Daten strukturiert an die Steuerkanzlei. Zenray erzeugt einen DATEV-Belegtransfer (Belegbilder plus erfasste Werte wie Lieferant, Betrag, Steuersatz und Kostenstelle) — die Kontierung macht die Kanzlei in DATEV.

Debitorenbuchhaltung

Die Debitorenbuchhaltung verwaltet die Ausgangsseite: eigene Rechnungen an Kunden, deren Zahlungseingänge und das Nachfassen offener Forderungen. „Debitoren" sind die Schuldner, die dem Unternehmen Geld schulden.

Kostenstelle

Eine Kostenstelle ist der Ort im Unternehmen, an dem Kosten entstehen (z. B. Abteilung, Projekt, Objekt). Belege werden Kostenstellen zugeordnet, um auszuwerten, wo welche Ausgaben anfallen.

Kreditorenbuchhaltung

Die Kreditorenbuchhaltung verwaltet die Eingangsseite: Rechnungen von Lieferanten, deren Prüfung, Freigabe und fristgerechte Zahlung. „Kreditoren" sind die Gläubiger, denen das Unternehmen Geld schuldet.

Mahnwesen

Das Mahnwesen umfasst die Schritte, mit denen ein Unternehmen offene Forderungen einfordert — von der freundlichen Zahlungserinnerung bis zur letzten Mahnung, meist in mehreren Eskalationsstufen.

Nummernkreis

Ein Nummernkreis ist die fortlaufende, lückenlose Nummerierung der Rechnungen — von der GoBD vorgeschrieben. Bei mehreren Gesellschaften führt jede Firma ihren eigenen Nummernkreis.

Skonto

Skonto ist ein Preisnachlass für schnelle Zahlung — etwa „2 % bei Zahlung innerhalb von 10 Tagen". Wer Eingangsrechnungen rechtzeitig freigibt und zahlt, spart bares Geld.

Wiederkehrende Rechnung

Eine wiederkehrende Rechnung wird in festem Rhythmus automatisch erzeugt — etwa monatliche Miete, Wartung oder ein Abo. Eine Vorlage definiert Inhalt und Takt, das System stellt die Rechnungen termingerecht.

Mehrere Firmen. Ein Account. Ein Team.

Begriffe verstanden — jetzt in der Praxis sehen.

zenray vereint Belegeingang, Freigabe, E-Rechnung und GoBD-Archiv für alle deine Firmen in einem System. Schau es dir an deinem eigenen Setup an — 30 Tage kostenlos, ohne Kreditkarte.

Jetzt starten

30 Tage kostenlos testen ohne Kreditkarte, Live-Demo ansehen oder Termin vereinbaren — du wählst im nächsten Schritt. Unverbindlich, jederzeit exportierbar.

Funktionen ansehen