Bevor eine Rechnung bezahlt wird, sollte sie drei Prüfungen bestehen:
- sachlich — wurde die Leistung tatsächlich erbracht, stimmen Menge und Qualität?
- rechnerisch — sind Einzel- und Gesamtbeträge, Steuer und Skonto korrekt gerechnet?
- formal— enthält die Rechnung alle Pflichtangaben nach § 14 UStG (Steuernummer, fortlaufende Nummer, Leistungsbeschreibung …)?
Die Rechnungsprüfung ist der inhaltliche Schritt; die anschließende Freigabe ist die formale Bestätigung, dass geprüft wurde und gezahlt werden darf. In größeren Teams trennt das Vier-Augen-Prinzip beide Rollen.
Zenray legt die erkannten Werte zur Prüfung vor, hält Rückfragen direkt am Beleg fest und führt die geprüfte Rechnung in den Freigabe-Workflow. Mehr auf Rechnungsfreigabe und Belegfreigabe.