Nach § 147 AO müssen Unternehmen ihre Unterlagen mehrere Jahre aufheben. Mit dem Vierten Bürokratieentlastungsgesetz wurde die Frist für Buchungsbelege und Rechnungen von zehn auf acht Jahre verkürzt; Bilanzen und Inventare bleiben bei zehn, Handels- und Geschäftsbriefe bei sechs Jahren. Die Frist beginnt mit Ablauf des Jahres, in dem der Beleg entstanden ist.
Beispiel: Eine Rechnung aus 2026 ist bis zum 31.12.2034 aufzubewahren. Während dieser Zeit muss sie unveränderbar und auffindbar bleiben — der Grund, warum ein GoBD-Archiv über Jahre mitwächst und nichts daraus gelöscht werden darf.
Zenray setzt die Aufbewahrung über ein Soft-Delete-Prinzip um: nichts verschwindet still, alles bleibt prüfbar (siehe GoBD). Mehr in den Funktionen.