Rechnungsnummern müssen fortlaufend und lückenlos sein — das verlangen sowohl § 14 UStG als auch die GoBD. Eine fehlende oder doppelt vergebene Nummer ist ein klassischer Befund in der Betriebsprüfung, weil sie den Verdacht weckt, dass ein Vorgang verschwunden ist. Auch bei einer Stornierung bleibt die Lücke sichtbar dokumentiert, statt überschrieben zu werden.
Für Unternehmensgruppen ist das ein eigener Stolperstein: Jede Gesellschaft braucht ihren eigenen Nummernkreis. Werden Rechnungen mehrerer Firmen über einen Topf nummeriert, vermischen sich die Rechtseinheiten — genau das, was Mandantentrennung verhindern soll.
Zenray führt je Gesellschaft einen getrennten, lückenlosen Nummernkreis — auch wenn alle Firmen in einem Login liegen. Wie das bei mehreren Firmen zusammenspielt, zeigt die Seite Buchhaltung für mehrere Firmen.