Die GoBD verlangen, dass nicht nur das Ergebnis, sondern auch der Weg dorthin nachvollziehbar ist. Die Verfahrensdokumentation hält schriftlich fest, wie Belege in das System gelangen, wie sie geprüft, freigegeben, gebucht und archiviert werden — inklusive der eingesetzten Software und der Zuständigkeiten.
Besonders wichtig wird sie beim „ersetzenden Scannen": Wer Papierbelege digitalisiert und die Originale vernichtet, muss dokumentieren, dass der Scan-Prozess ordnungsmäßig ist. Fehlt die Verfahrensdokumentation, kann das in einer Betriebsprüfung zum Problem werden.
Erstellen muss sie weiterhin das Unternehmen selbst — keine Software nimmt das vollständig ab. Aber ein System mit klaren, protokollierten Abläufen (siehe Audit-Trail) liefert dafür die Bausteine: Es macht beschreibbar und belegbar, wie die Belegverarbeitung tatsächlich läuft.