„Revisionssicher" heißt: Ein Beleg, der einmal im Archiv liegt, kann nicht unbemerkt verändert oder gelöscht werden; jede Operation ist im Audit-Trail protokolliert. Das ist die Voraussetzung dafür, dass digitale Belege steuerlich anerkannt werden (siehe GoBD).
Viele Tools bieten ein Archiv, manche nur gegen Aufpreis — easybill etwa staffelt das GoBD-Langzeitarchiv als Zusatzkosten. Entscheidend ist, wie hart die Unveränderbarkeit technisch garantiert ist, und ob das Archiv über alle Firmen durchsuchbar bleibt.
Bei Zenray ist das Archiv eine kryptografische Hash-Kette auf Datenbank-Ebene (tamper-evident): jede Änderung ist mit der vorherigen verkettet, Manipulation fällt sofort auf. Über alle Firmen im Volltext durchsuchbar — statt in einem kaum durchsuchbaren Archiv zu verschwinden. Wie das gegen ein System ohne Volltextsuche über alle Belege aussieht, zeigt die DATEV-Alternative.