Regelbasierte Zuweisung
Über 28 Regeltypen: nach Betrag, Gesellschaft, Dokumenttyp, Lieferant oder Kostenstelle — der richtige Beleg landet automatisch beim richtigen Prüfer.
Freigabe-Workflows
Du gibst frei — und behältst die Kontrolle über jeden Euro, der rausgeht.
Wenn die Rechnungsfreigabe heute per E-Mail, Zuruf und Excel-Liste läuft, verlierst du den Überblick — und am Ende weiß niemand mehr, wer was genehmigt hat. Zenray gibt deinem Team einen festen Ablauf: jede Eingangsrechnung läuft mehrstufig und regelbasiert durch die richtige Freigabekette — nach Betrag, Firma und Kostenstelle, mit echtem Vier-Augen-Prinzip, Eskalation bei Überfälligkeit und lückenlosem Protokoll. Und die Freigabe ist nur der Anlass: Rechnungsausgang, E-Rechnung, Multi-Company und GoBD-Archiv stecken im selben System.
30 Tage kostenlos testen ohne Kreditkarte, Live-Demo ansehen oder Termin vereinbaren — du wählst im nächsten Schritt. Unverbindlich, jederzeit exportierbar.
app.zenray.de/meridian-handel/freigaben
Fördertechnik Nord GmbH
Meridian Handel GmbH · ER-2026-0418
12.480,00 €
Stufe 1 · Sachliche Prüfung
Leistung erhalten & korrekt
Lukas SchmidtHeute, 09:14
Stufe 2 · Budgetfreigabe
Regel: Betrag über 10.000 €
Anna MüllerWartet auf Freigabe
Stufe 3 · Geschäftsführung
Vier-Augen-Prinzip
noch nicht zugewiesen
- GoBD-Archiv· Hash-Kette auf DB-Ebene
- E-Rechnung· EN 16931 · KOSIT-validiert
- DSGVO· KI nur aus der EU
- Hosting in DE· stündliche Sicherung
Das Problem
Freigabe ist bei euch kein Prozess, sondern Glückssache
Per E-Mail, per Zuruf, per Excel — und bei mehreren Gesellschaften in jeder Firma aufs Neue. Solange es gutgeht, fällt es kaum auf. Doch jede dieser Lücken kostet euch im Zweifel Geld, Nerven oder die Betriebsprüfung. Erkennst du euren Alltag wieder?
„Wer hat das eigentlich freigegeben?“
Eine Rechnung ist bezahlt — aber niemand weiß mehr, wer sie geprüft und genehmigt hat. Bei der nächsten Rückfrage, der nächsten Doppelzahlung oder der Betriebsprüfung steht ihr ohne Antwort da.
Bezahlt, bevor überhaupt geprüft
Ohne festen Ablauf wird erst überwiesen und dann diskutiert, ob Leistung und Betrag stimmen. Eine falsch erfasste oder doppelte Rechnung holt ihr danach nur mit Mühe zurück — wenn überhaupt.
Freigabe per E-Mail-Pingpong
PDF an die Geschäftsführung, Antwort kommt Tage später, der Status liegt irgendwo in einem Postfach. Ihr lauft Freigaben hinterher, statt einen Überblick zu haben, was gerade offen ist.
Die Freigabeliste lebt in Excel
Wer hat was wann freigegeben? Steht in einer Tabelle neben dem System — von Hand gepflegt, jederzeit überschreibbar, vor dem Finanzamt wertlos. Kein lückenloser Nachweis, nur ein guter Wille.
Kein echtes Vier-Augen-Prinzip
Wer bucht, gibt oft auch frei. Genau diese fehlende Trennung ist die offene Flanke bei Unterschlagung und Fehlbuchung — und der erste Punkt, den ein Prüfer oder eine Versicherung anschaut.
Freigabe oder den ganzen Rest — nie beides
Ein reines Freigabe-Tool gibt frei und kann sonst nichts. Das eine System, das mehr kann, beginnt bei Candis (laut Drittquellen ~369–389 €/Monat) — gebaut für Konzerne, nicht für euren Betrieb mit 10 bis 50 Leuten. Also klebt ihr ein zweites System daneben oder bleibt beim Pingpong.
Die Lösung
Ein definierter Weg für jeden Beleg
Jede Eingangsrechnung läuft automatisch durch die richtige Freigabekette — regelbasiert, nachvollziehbar, prüfungssicher.
Mehrstufige Ketten & Eskalation
Freigabestufen mit Bedingungen und Bagatellgrenzen, sauberes Vier-Augen-Prinzip, automatische Eskalation, wenn eine Freigabe liegen bleibt.
Klärung statt Pingpong
Rückfragen werden direkt am Beleg gestellt und aufgelöst — kein paralleler E-Mail-Verlauf, der nach drei Wochen niemand mehr findet.
Lückenloser Audit-Trail
Jede Freigabe, Ablehnung und jeder Kommentar wird protokolliert: wer, wann, was, warum. Prüfungssicher, ohne Excel daneben.
Erfassen & Freigeben greifen ineinander
Der Beleg ist schon ausgelesen, wenn er zur Freigabe kommt
Niemand muss mehr ein PDF entziffern, um es zu genehmigen: Die KI liest Lieferant, Betrag, Datum und Steuer automatisch aus — der Prüfer sieht auf einen Blick, worum es geht, und gibt mit gutem Gewissen frei. So wird aus einer lästigen Pflicht eine Sache von Sekunden.
- KI-Belegerkennung, DSGVO-konform mit EU-Anbietern
- Kostenstellen-Aufteilung direkt am Beleg — auch anteilig
- Kommentar- und Audit-Verlauf lückenlos je Beleg
app.zenray.de/meridian-handel/belege
Von der KI ausgelesen
- Lieferant
- Systemhaus Nordwind GmbHKI
- Rechnungsnr.
- 2026-1147KI
- Rechnungsdatum
- 08.06.2026KI
- Netto
- 4.992,02 €KI
- USt. (19 %)
- 948,48 €KI
- Brutto
- 5.940,50 €KI
- IBAN
- DE12 4306 0967 0000 0000 00KI
- Kostenstelle
- Betrieb / IT-Infrastruktur
Vorher / Nachher
Aus „irgendwo im Postfach“ wird ein Weg, den jeder sieht
Heute springt eine Rechnung zwischen Postfächern, Excel und Zuruf hin und her — morgen nimmt sie immer denselben, sichtbaren Weg: regelbasiert zugewiesen, mehrstufig geprüft, lückenlos protokolliert. Überwiesen wird erst am Ende dieser Kette, nicht davor.
Beleg-EingangErfasst & ausgelesen
Mehrstufige FreigabeVier-Augen + Eskalation
Freigegeben & bezahltGeprüft, dann gezahlt
Prüfungssicher — belegt, nicht behauptet
„Wer hat das freigegeben?“ — diese Frage beantwortet das System, nicht dein Gedächtnis
Jede Freigabe, Ablehnung und Rückfrage wird dauerhaft festgehalten und ist im Ernstfall nachweisbar. Das ist keine Werbeaussage, sondern in Zenray technisch eingebaut:
GoBD-Archiv mit Hash-Kette
Jede Buchung hängt per SHA-256-Hash-Kette an der vorigen — auf Datenbank-Trigger-Ebene, nicht in der App. Manipulation wird damit nachweisbar (tamper-evident).
Unveränderbar & lückenlos protokolliert
Finalisierte Rechnungen sind gesperrt (Korrektur nur per Storno), jede Änderung landet im unveränderlichen Audit-Log. Gelöscht wird nur weich (Soft-Delete), nie hart.
Mandantentrennung auf DB-Ebene (RLS)
Vier Schichten Zugriffsschutz: Die Daten eines Mandanten sind per PostgreSQL Row-Level-Security auf Datenbank-Ebene von anderen Mandanten getrennt — nicht nur per App-Logik. Mehrere Firmen innerhalb eines Mandanten trennen zusätzliche Zugriffsfilter.
Freigabe allein reicht nicht
Die Kombination verkauft — nicht die Freigabe für sich
Freigeben können Spend-Tools und Candis auch. Der Unterschied ist, was im selben System daneben steckt: ein reines Freigabe-Tool gibt frei und endet dort — bei Zenray ist die Freigabe nur einer von fünf Bausteinen, die in unserem Marktvergleich sonst kein Tool unter 389 €/Monat zusammenbringt.
Reines Freigabe-Tool
Mehrstufige Freigabe
Regelbasiert nach Betrag, Gesellschaft und Kostenstelle, mit Vier-Augen-Prinzip und Eskalation. Das können Spezial-Tools auch — und sonst nichts.
Danach klebst du das nächste System daneben — pro Firma neu, mit eigenem Login und eigener Rechnung.
zenray: Freigabe + vier Bausteine in einem
Rechnungsausgang & E-Rechnung
XRechnung & ZUGFeRD nach EN 16931, KOSIT-validiert — etwas, das reine Freigabe-Tools und auch Candis in keinem Tarif können.
Echtes Multi-Company
Eingangsrechnungen aller Gesellschaften in einem Posteingang, eine Freigabe-Engine über alle Firmen — statt pro Firma ein eigenes Tool.
GoBD-Archiv mit Hash-Kette
Jede freigegebene Rechnung manipulationssicher archiviert — der prüfungssichere Nachweis bleibt in deinem System.
KI-Belegeingang
Lieferant, Betrag, Datum und Steuer ausgelesen, bevor der Beleg zur Freigabe kommt — DSGVO-konform, ausschließlich EU-Anbieter.
Die Freigabe ist der Anlass — die Kombination ist der Grund. Genau diese fünf Bausteine vereint in unserem Marktvergleich sonst kein Tool unter 389 €/Monat in einem System.
Der Rechenvergleich
Womit du wirklich vergleichst: deine Bastellösung
Der ehrliche Vergleich ist nicht „billiger Candis“, sondern das, was vier Firmen heute aus mehreren Einzeltools und mehreren Logins zusammenstückeln — plus ein separates Freigabe-Tool je Gesellschaft. Dagegen tritt der Cockpit-Tarif an: ein System für die ganze Gruppe. Alle Zahlen offengelegt.
zenray Cockpit
2.184 € /Jahr
Mehrstufig + regelbasiert über alle Firmen — inklusive Rechnungsausgang, E-Rechnung & GoBD-Archiv. 3 Firmen inkl., +33 €/weitere.
Eure Bastellösung heute
≈ 2.685 € /Jahr
Mehrere Einzeltools + mehrere Logins für 4 Firmen — plus separates Freigabe-Tool je Gesellschaft. Der eigentliche Vergleich.
Reines Freigabe-Tool (z. B. Flowwer)
25 € /Firma · Monat
Kann mehrstufig freigeben — aber sonst nichts. Kein Rechnungsausgang, kein Archiv, je Firma neu.
Candis Base
ab ~4.428 €–4.668 € /Jahr
Mehrstufig — aber Enterprise-Preisklasse und in keinem Tarif mit Rechnungsausgang/E-Rechnung.
Szenario: eine Gruppe aus 4 Firmen, 12 Mitarbeitende, Vier-Augen-Freigabe. zenray-Preis (Cockpit, Listenpreis ab Jahr 2) aus der öffentlichen Preisliste — im 1. Jahr 99 €/Monat statt 149 €. Bastellösungs- und Wettbewerber-Werte laut Marktanalyse (Stand 06/2026, netto, jährliche Zahlweise). Candis kann Dinge, die wir nicht haben (Bestellwesen, Auslagen, SAP); wir haben Rechnungsausgang/E-Rechnung, das Candis in keinem Tarif bietet.
3 + 33 €
Firmen inklusive, je weitere
Cockpit: 3 Firmen inkl., jede weitere 33 € netto/Monat — bei unbegrenzten Nutzern.
99 €
im 1. Jahr
Cockpit-Einführungspreis netto/Monat — danach 149 €. Ehrlich, ohne Sternchen.
5
Bausteine in einem System
Freigabe + Rechnungsausgang + E-Rechnung + Multi-Company + GoBD-Archiv. Sonst drei Tools und N Logins.
Mehrstufige Freigabe — plus alles, was sonst danebensteht.
Regelbasiert, mit echtem Vier-Augen-Prinzip, im Cockpit-Tarif für deine ganze Gruppe — im 1. Jahr 99 €/Monat, danach 149 €. Teste es an deinen eigenen Rechnungen, bevor du dich entscheidest.
In wenigen Minuten startklar — ohne Kreditkarte, jederzeit exportierbar. Du entscheidest danach, nicht davor.
Kein Insel-Tool
Fünf Bausteine, die im Vergleich sonst niemand in einem System vereint
Ein reines Freigabe-Tool löst nur den halben Schmerz — und das nächste System wartet schon. Freigabe ist bei Zenray der Anlass, nicht der ganze Umfang: Belegeingang, Rechnungsausgang, E-Rechnung und GoBD-Archiv sind eingebaut. Jeder der von uns verglichenen Wettbewerber unter 389 €/Monat hat höchstens zwei dieser fünf Bausteine.
Rechnungsausgang & E-Rechnung
XRechnung & ZUGFeRD nach EN 16931, KOSIT-validiert — erstellen und empfangen. Reine Freigabe-Tools haben das nicht.
KI-Belegeingang
Belege auslesen und zuordnen — DSGVO-konform, ausschließlich mit europäischen Anbietern.
Mehrstufige Freigabe
Regelbasiert nach Betrag, Gesellschaft und Kostenstelle — mit Eskalation und Klärung am Beleg.
Echtes Multi-Company
Mehrere Firmen, ein Login, ein Team — firmenübergreifende Ansichten und Rechte pro Person und Firma.
GoBD-Archiv
Manipulationssicher durch eine Hash-Kette auf Datenbank-Ebene (tamper-evident).
Einzeln gibt es das überall. Zusammen, für mehrere Firmen, in einem Login — nur hier.
Fügt sich in deinen Stack — kein zweites System daneben
- DATEV
- Nextcloud
- SharePoint
- KOSIT
- veraPDF
- Webhooks
Bereit für einen festen Ablauf?
Freigabe, die im System lebt — nicht im Postfach.
Richte die Freigabe-Workflows an deinem eigenen Setup ein und sieh sofort, wie eine deiner Rechnungen durch die Kette läuft — allein oder in 30 Minuten gemeinsam.
30 Tage kostenlos testen ohne Kreditkarte, Live-Demo ansehen oder Termin vereinbaren — du wählst im nächsten Schritt. Unverbindlich, jederzeit exportierbar.
Fragen zur Rechnungsfreigabe
Was passiert, wenn wir die Freigabe weiter per E-Mail und Excel machen?
Es funktioniert — bis es das nicht mehr tut. Ohne festen Ablauf wird leicht eine falsch erfasste oder doppelte Rechnung bezahlt, niemand kann später belegen, wer eine Zahlung genehmigt hat, und bei einer Betriebsprüfung fehlt der lückenlose Nachweis. Eine Excel-Freigabeliste ist jederzeit überschreibbar und damit kein prüfungssicherer Beleg. Ein definierter Freigabe-Workflow mit Protokoll schließt genau diese Lücken: Geprüft wird, bevor gezahlt wird, und jede Freigabe ist nachvollziehbar dokumentiert.
Was ist eine Rechnungsfreigabe-Software?
Eine Rechnungsfreigabe-Software steuert, wer eine Eingangsrechnung prüfen und freigeben muss, bevor sie bezahlt wird. Statt PDFs per E-Mail herumzuschicken, läuft jeder Beleg automatisch durch eine definierte Freigabekette — mit nachvollziehbarem Protokoll. Die Freigabe allein können viele Tools; bei Zenray ist sie ein Baustein von fünf: kombiniert mit KI-Belegerkennung, Rechnungsausgang, E-Rechnung und GoBD-Archiv in einem System.
Wie funktioniert das Vier-Augen-Prinzip bei Eingangsrechnungen?
Beim Vier-Augen-Prinzip muss mindestens eine zweite Person eine Rechnung freigeben, bevor sie zur Zahlung geht — und es darf nicht dieselbe sein, die sie erfasst hat. Zenray erzwingt das: Erfassung, sachliche Prüfung und Freigabe lassen sich auf getrennte Rollen verteilen, sodass niemand sich selbst freigibt.
Was ist der Unterschied zwischen einstufiger und mehrstufiger Freigabe?
Einstufig heißt: eine Person gibt frei (etwa „zur Zahlung freigegeben“) — mehr bieten die meisten KMU-Tools nicht. Mehrstufig heißt: ein Beleg durchläuft mehrere Stufen, zum Beispiel sachliche Prüfung, Budgetfreigabe und Geschäftsführung, mit eigenen Bedingungen pro Stufe. Zenray unterstützt mehrstufige Ketten mit Betragsgrenzen und Eskalation.
Kann ich Rechnungen nach Betrag oder Kostenstelle freigeben lassen?
Ja. Regeln greifen nach Betrag, Gesellschaft, Kostenstelle, Dokumenttyp, Lieferant und weiteren Kriterien (über 28 Regeltypen). So überspringt eine kleine Rechnung Stufen, während eine große automatisch zur Geschäftsführung eskaliert.
Was kostet eine Software für die Rechnungsfreigabe?
Bei Zenray steckt die mehrstufige, regelbasierte Freigabe im Cockpit-Tarif — im 1. Jahr 99 € netto/Monat, danach 149 € (jährliche Zahlweise), mit 3 Firmen inklusive und unbegrenzten Nutzern. Einstufiges Vier-Augen-Prinzip ist schon ab dem Einzelfirma-Tarif (39 € netto/Monat) dabei. Reine Freigabe-Spezialisten wie Flowwer kosten 25 €/Firma im Monat, können aber sonst nichts; Candis liegt in der Enterprise-Preisklasse (ab 369 €/Monat).
Was unterscheidet Zenray von Flowwer oder Candis?
Flowwer kann mehrstufig freigeben, aber nichts darüber hinaus — kein Rechnungsausgang, kein KI-Belegarchiv, und je Firma neu. Candis kann viel (Bestellwesen, Auslagen, SAP-Anbindung), schreibt aber in keinem Tarif selbst Rechnungen und liegt in der Enterprise-Preisklasse. Zenray vereint mehrstufige Freigabe mit Rechnungsausgang, E-Rechnung, KI-Belegeingang, Multi-Company und GoBD-Archiv in einem System — die Kombination ist der Punkt, nicht die Freigabe allein.
Kann ich über mehrere Firmen hinweg freigeben?
Ja — das ist der eigentliche Punkt. Eingangsrechnungen aller Gesellschaften laufen in einen Posteingang, und dieselbe Regel-Engine weist sie zu: nach Firma, Betrag, Kostenstelle oder Lieferant. Ein Verwaltungsteam gibt firmenübergreifend frei, ohne sich pro Gesellschaft neu anzumelden — und jede Freigabe bleibt der richtigen Firma zugeordnet im Audit-Trail. Reine Freigabe-Tools rechnen dagegen pro Firma ab und kennen keine konsolidierte Sicht.
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Freigabe ist nur der Anlass — Zenray löst das ganze Belegchaos, gerade über mehrere Firmen hinweg.
Buchhaltung für mehrere Firmen
Freigabe über alle Gesellschaften hinweg — ein Posteingang, ein Team, getrennte Bücher.
Alternative zu DATEV Unternehmen Online
Belege freigeben, durchsuchen und strukturiert an die Kanzlei übergeben.
E-Rechnungs-Pflicht 2027/2028
Eingangs- wie Ausgangsrechnungen EN-16931-konform — empfangen und erstellen.
Mehrstufige Belegfreigabe im Detail
Die Freigabe-Funktion erklärt: Regel-Engine, Stufen, Eskalation und Audit-Trail.
Freigaben in der Unternehmensgruppe
Mehrstufige Freigabe über Holding und Töchter — getrennte Bücher, ein Überblick.
Für Steuerberater & Kanzleien
Geprüfte, freigegebene Belege strukturiert in der Kanzlei weiterverarbeiten.
Schluss mit „Wer hat das eigentlich freigegeben?“
Gib deinem Team einen festen, nachvollziehbaren Freigabe-Ablauf — teste ihn an deinen eigenen Rechnungen oder lass ihn dir in 30 Minuten zeigen. Unverbindlich.
30 Tage kostenlos testen ohne Kreditkarte, Live-Demo ansehen oder Termin vereinbaren — du wählst im nächsten Schritt. Unverbindlich, jederzeit exportierbar.