Die E-Rechnungspflicht ist für eine einzelne Firma überschaubar. Für eine Unternehmensgruppe wird sie zur Multiplikation: Jede Gesellschaft ist rechtlich eigenständig — also gilt für jede die Empfangspflicht, jede braucht ihre eigene Absenderidentität, ihren eigenen Nummernkreis, und für den Versand zählt der Umsatz jeder Firma einzeln. Wer das mit fünf getrennten Tools löst, baut sich fünf Baustellen. Dieser Artikel zeigt, was bei mehreren Firmen wirklich anders ist.
Die allgemeinen Fristen und Formate setzen wir hier voraus — sie stehen kompakt im Artikel E-Rechnungspflicht 2027/2028 für KMU und auf der Seite E-Rechnungs-Pflicht. Kurz zur Einordnung: Die Empfangspflicht gilt seit Anfang 2025 für jedes Unternehmen, die Versandpflicht kommt gestaffelt (ab 2027 über 800.000 € Vorjahresumsatz, ab 2028 für alle).
Was bei mehreren Gesellschaften anders ist
1. Jede Firma muss empfangen können — nicht „die Gruppe"
Die Empfangspflicht hängt an der Rechtseinheit, nicht an der Holding. Schickt ein Lieferant eine XRechnung an die Tochter GmbH 3, muss diese Gesellschaft sie annehmen, lesen und verarbeiten können. Damit das nicht im Mail-Chaos endet, bekommt bei Zenray jede Gesellschaft ihre eigene Upload-Adresse: Ein weitergeleiteter oder direkt dorthin geschickter Beleg landet automatisch in der richtigen Firma — nicht, weil eine KI rät, zu wem er gehört, sondern weil die Adresse die Gesellschaft eindeutig festlegt.
2. Eigene Absenderidentität je Gesellschaft
Beim Versand ist jede E-Rechnung eine Rechnung einer bestimmten Gesellschaft: mit deren Firmierung, Anschrift, Steuernummer bzw. USt-IdNr. und Bankverbindung. Diese Stammdaten gehören sauber pro Firma hinterlegt, damit die ausgehende EN 16931-Datei die richtige Identität trägt. Mit fünf Einzeltools pflegst du das fünfmal; in einem mandantenfähigen System einmal pro Gesellschaft, sauber getrennt.
3. Ein lückenloser Nummernkreis pro Firma
Jede Gesellschaft braucht ihre eigene, fortlaufende und lückenlose Rechnungsnummerierung — das verlangt schon die GoBD. Vermischte oder doppelte Nummern über Firmen hinweg sind ein klassischer Prüfungsbefund. Ein System für Gruppen führt die Nummernkreise je Gesellschaft getrennt, auch wenn alles in einem Login liegt.
4. Die Umsatzschwelle zählt pro Gesellschaft
Ob die Versandpflicht 2027 oder erst 2028 greift, entscheidet der Vorjahresumsatz — und zwar je Firma. In einer Gruppe kann die große Betriebsgesellschaft schon 2027 versenden müssen, während die kleine Objektgesellschaft bis 2028 Zeit hat. Wer früh und einheitlich umstellt, muss diese Stichtage nicht einzeln im Kalender führen. Im Zweifel klärt die Steuerberatung, welche Stufe für welche Gesellschaft gilt.
Der Fehler, der sich vervielfacht
Die meisten KMU-Rechnungstools sind nicht mandantenfähig. Für jede Gesellschaft brauchst du einen eigenen Account — und damit fünfmal die Frage „kann das Tool XRechnung und ZUGFeRD?", fünfmal die KOSIT-Validierung, fünf getrennte Archive. Jeder Fehler, den ein Einzeltool macht, machst du fünfmal. Das ist der eigentliche versteckte Preis: nicht der Lizenzbetrag, sondern die vervielfachte Komplexität.
So löst eine Gruppe es in einem System
Eine Plattform, die für mehrere Firmen gebaut ist, erledigt E-Rechnung gruppenweit:
- Eigene Upload-Adresse je Gesellschaft — der Beleg landet in der richtigen Firma.
- Versand als XRechnung oder ZUGFeRDnach EN 16931, KOSIT-validiert, mit der korrekten Absenderidentität je Firma.
- Getrennte, lückenlose Nummernkreise pro Gesellschaft.
- Sonderfälle wie Reverse-Charge mit automatischer USt-IdNr.-Prüfung (VIES).
- Ein GoBD-Archiv über alle Firmen, durchsuchbar.
Bei Zenray ist die E-Rechnung — erstellen und empfangen — in jedem Tarif enthalten, nicht erst in einer höheren Ausbaustufe. Was die Pflicht konkret verlangt, steht auf der Seite E-Rechnungs-Pflicht 2027/2028; wie eine Gruppe ihre Gesellschaften insgesamt bündelt, zeigt Buchhaltung für mehrere Firmen.