„Die E-Rechnung kommt 2027" — so hört man es oft. Das stimmt nur halb. Eine Stufe der Pflicht ist seit 2025 aktiv, und sie betrifft jedes Unternehmen, unabhängig von der Größe. Die gute Nachricht: Wer die drei Schritte kennt, ist in überschaubarer Zeit vorbereitet — und hat einen Vorteil gegenüber allen, die bis kurz vor der Frist warten. Hier die ehrliche Einordnung, ohne Paragrafen-Nebel.
Die drei Stufen — eine ist schon scharf
Die E-Rechnungspflicht im B2B-Geschäft (Geschäft zwischen Unternehmen in Deutschland) kommt nicht auf einmal, sondern gestaffelt:
| Ab wann | Wen es betrifft |
|---|---|
| Seit 2025 | Jedes Unternehmen muss E-Rechnungen empfangen können (B2B). |
| Ab 2027 | Versandpflicht für Unternehmen mit mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz. |
| Ab 2028 | Versandpflicht für alle Unternehmen. |
Der entscheidende Punkt steht in der ersten Zeile: Die Empfangspflicht gilt seit dem 1. Januar 2025 für alle— auch für kleine Betriebe. Wer heute noch keine E-Rechnung annehmen und verarbeiten kann, ist bereits nicht mehr auf dem aktuellen Stand. Papier- und einfache PDF-Rechnungen sind im B2B-Versand spätestens mit der jeweiligen Versandstufe weitgehend Geschichte — von wenigen Ausnahmen wie Kleinbetragsrechnungen bis 250 € brutto und Fahrausweisen abgesehen. Das B2C-Geschäft bleibt ohnehin unberührt.
Was eine E-Rechnung überhaupt ist (und was nicht)
Das häufigste Missverständnis zuerst: Eine E-Rechnung ist kein PDF. Ein hübsch gestaltetes oder gescanntes PDF ist nur ein Bild einer Rechnung. Eine echte E-Rechnung ist ein strukturierter, maschinenlesbarer Datensatz nach der europäischen Norm EN 16931 — also Daten, die Software direkt auslesen und prüfen kann.
In Deutschland gibt es dafür zwei gängige Formate:
- XRechnung — ein reines XML-Dokument ohne Sichtkomponente, Standard für Rechnungen an Behörden;
- ZUGFeRD — ein hybrides Format: ein sichtbares PDF mit eingebettetem XML, im B2B-Versand oft die praktischere Wahl.
Beide sind konforme Ausprägungen der EN 16931. Strenge Empfänger — Behörden, große Plattformen — prüfen hart gegen die Norm; eine fast korrekte Rechnung wird abgewiesen. Deshalb zählt nicht nur „irgendwie XML", sondern eine validierte, normgerechte Datei.
Schritt 1 — heute schon: empfangen können
Der erste Schritt ist nicht optional und nicht in der Zukunft: Seit 2025 muss jedes inländische B2B-Unternehmen E-Rechnungen empfangen, lesen und verarbeiten können. Praktisch heißt das, ein Postfach oder System zu haben, das eingehende XRechnung und ZUGFeRD erkennt und auswertet — statt sie als unleserliches XML im Mailpostfach liegen zu lassen.
Schritt 2 — die eigene Frist kennen
Für den Versand entscheidet der Vorjahresumsatz, ab wann es für dich gilt: Liegt er über 800.000 €, greift die Versandpflicht ab 2027; darunter hast du bis 2028 Zeit. Wer ohnehin bald umstellt, sollte nicht auf den letzten Drücker warten — siehe Schritt 4. Im Zweifel klärt deine Steuerberatung, welche Stufe für dein Unternehmen gilt; für Kleinunternehmer gibt es bei der Ausstellung Erleichterungen, die Empfangspflicht bleibt aber bestehen. Verwaltest du mehrere Gesellschaften, zählt der Umsatz je Firma einzeln — was das bedeutet, zeigt E-Rechnung bei mehreren Firmen.
Schritt 3 — Software, die normgerecht erstellt
Spätestens für den Versand braucht es ein Werkzeug, das echte E-Rechnungen erstellt — nicht nur empfängt. Achte darauf, dass die Software:
- XRechnung und ZUGFeRD nach EN 16931 ausgibt (nicht nur eines davon);
- jede Rechnung gegen die offiziellen KOSIT-Prüfregeln validiert, bevor sie rausgeht;
- Sonderfälle beherrscht: Reverse-Charge mit USt-IdNr.-Prüfung (VIES), EU-Geschäfte, korrekte Steuerbehandlung;
- die Rechnungen GoBD-konform und unveränderbar archiviert.
Bei Zenray ist die E-Rechnung — erstellen und empfangen — in jedem Tarif ab 39 € netto/Monat enthalten, KOSIT-validiert. Gesetzliche Pflichten gehören nicht hinter eine Paywall, anders als bei Tools, die das Erstellen erst in höheren Paketen freischalten. Details auf der Seite E-Rechnungs-Pflicht 2027/2028.
Warum früh umstellen billiger ist
Es gibt einen handfesten Grund, nicht bis zur eigenen Frist zu warten: Wer die Prozesse heute umstellt, hat sie eingespielt, bevor sie Pflicht werden — und nutzt sie als Vorteil. E-Rechnungen lassen sich automatisch auslesen, in eine Belegfreigabe leiten und sauber archivieren. Wer dagegen unter Zeitdruck kurz vor Stichtag umstellt, riskiert abgewiesene Rechnungen und hektische Nacharbeit. Die Technik ist da; teuer wird nur das Warten.
Drei verbreitete Missverständnisse
- „Ein PDF reicht doch."Für den B2B-Versand nicht mehr, sobald die Stufe greift — eine Bild-PDF ist keine E-Rechnung im Sinne der Norm. Ausgenommen bleiben nur Sonderfälle wie Kleinbetragsrechnungen bis 250 € und Fahrausweise.
- „Das betrifft nur Behörden." Die XRechnung an Behörden ist schon länger Pflicht. Neu ist, dass die E-Rechnung im gesamten B2B-Geschäft kommt — empfangen seit 2025, Versand 2027/2028.
- „Empfangen können genügt." Für jetzt ja, dauerhaft nein: Sobald deine Versandstufe greift, musst du selbst normgerechte E-Rechnungen erstellen. Genau hier hören reine Eingangs-Tools auf — mehr dazu im Artikel Candis-Alternative mit Rechnungsausgang.
Die Kurz-Checkliste
- Kannst du heute eine XRechnung/ZUGFeRD empfangen und auslesen? (Pflicht seit 2025)
- Kennst du deine Versandstufe — 2027 (> 800.000 €) oder 2028?
- Erstellt deine Software XRechnung und ZUGFeRD, KOSIT-validiert?
- Sind Reverse-Charge, VIES-Prüfung und das GoBD-Archiv abgedeckt?
- Hast du früh genug umgestellt, um die Prozesse vor der Frist einzuspielen?
Wenn du bei einem Punkt zögerst, lohnt sich ein Blick auf die Seite E-Rechnungs-Pflicht 2027/2028 — dort steht, wie Zenray jeden dieser Punkte heute schon abdeckt.