sevDesk ist für eine einzelne Firma ein ausgezeichnetes Rechnungstool — günstig, schnell, breit ausgestattet. Sobald aber mehrere Gesellschaften zusammenkommen und Rechnungen freigegeben werden müssen, stößt es an eine harte Grenze, die sevDesk selbst in seiner Hilfe-Dokumentation nennt: Es ist „nicht mandantenfähig". Was das konkret kostet — und wie die Alternative aussieht — rechnen wir hier mit echten Zahlen durch.
Was sevDesk richtig gut kann
Fair bleiben heißt zuerst anerkennen, was funktioniert: sevDesk schreibt Rechnungen und E-Rechnungen, liest Belege per OCR aus, exportiert nach DATEV und bindet das Online-Banking an — alles ab rund 9–26 €/Monat, je nach Paket. Für eine Solo-Selbstständige oder eine einzelne GmbH ohne Freigabe-Bedarf ist das eine runde Sache, und für viele bleibt es die richtige Wahl (dazu am Ende mehr).
Wo es bei mehreren Firmen klemmt
Das Problem beginnt mit der zweiten Gesellschaft. sevDesk schreibt in der eigenen Hilfe wörtlich „sevdesk ist nicht mandantenfähig": Für jede Firma braucht es einen separaten, voll bezahlten Account. Es gibt einen kleinen Mengenrabatt (10 % für Account 2–5), aber keine gemeinsame Sicht über die Firmen, keine firmenübergreifenden Teams und keine konsolidierten Auswertungen. Wer in einem Account arbeitet, sieht die anderen nicht. Was Mandantenfähigkeit eigentlich bedeutet, erklärt unser Glossar.
Die zweite Lücke wiegt für Gruppen noch schwerer: sevDesk hat keine Belegfreigabe. Es gibt keinen Freigabe-Workflow, kein Vier-Augen-Prinzip, keine betragsabhängigen Stufen. In Drittquellen wird für die Freigabe auf die Anbindung an Flowwer verwiesen — also ein zweites System. Was eine mehrstufige Freigabe leistet, lest ihr ebenfalls im Glossar.
Die Rechnung: vier sevDesk-Accounts für eine 4-GmbH-Gruppe
Nehmen wir eine typische Gruppe: vier GmbHs, acht Personen im Verwaltungsteam, jede Eingangsrechnung muss vor der Zahlung freigegeben werden. Mit sevDesk Buchhaltung (22,90 €/Monat) plus Zusatznutzern landet man — inklusive des 10-%-Mehrfachrabatts — bei rund 1.484,88 € im Jahr:
| 4× sevDesk Buchhaltung (−10 % Multi-Rabatt) | 989,28 € |
| 7 Zusatznutzer × 5,90 € | 495,60 € |
| sevDesk pro Jahr — ohne jede Freigabe | 1.484,88 € |
Für die 1.484,88 € bekommt man vier getrennte Logins, vier Belegbestände, vier DATEV-Exporte — und immer noch keine Belegfreigabe. Die muss separat dazugekauft werden.
Das fehlende Stück: die Freigabe als zweites System
Weil sevDesk die Freigabe nicht kann, klemmt man Flowwer dahinter — den üblichen Freigabe-Spezialisten (25 €/Monat pro Firma). Für vier Firmen sind das weitere 1.200 € im Jahr. Die Tool-Kombination steht damit bei 2.684,88 € pro Jahr — bei vier Logins und zwei Systemen, mit doppelt gepflegten Stammdaten und einem Belegfluss, der ständig zwischen zwei Oberflächen hin- und herspringt.
Die Alternative: alle Firmen in einem Login
Der andere Weg ist, das Problem an der Wurzel zu lösen: ein System, in dem alle vier Gesellschaften liegen — ein Login, ein Team mit firmenübergreifenden Rechten, getrennte Daten, eine Übersicht. Genau dafür ist der Tarif Zenray Cockpit gebaut: Belegeingang mit KI, mehrstufige Freigabe, Rechnungsausgang mit E-Rechnung und GoBD-Archiv in einem Stück. Der Preis steht offen da — 99 €/Monat im 1. Jahr, danach 149 €/Monat ab Jahr 2 (Listenpreis). Für unsere vier GmbHs sind das ab Jahr 2 2.184 €/Jahr — mit unbegrenzten Nutzern.
| Lösung (4 GmbHs, 8 Nutzer, Freigabe nötig) | Kosten/Jahr | Was trotzdem fehlt |
|---|---|---|
| Zenray Cockpit (ab Jahr 2) | 2.184 € | — ein Login, ein Team, vier Firmen |
| sevDesk + Flowwer (Bastellösung) | 2.684,88 € | 4 Logins, 2 Systeme, doppelte Stammdaten |
| sevDesk allein | 1.484,88 € | Keine Belegfreigabe, keine firmenübergreifende Sicht |
Zenray Cockpit ist also nicht nur günstiger als die funktional vergleichbare Bastellösung — es erzählt auch die einfachere Geschichte: ein Login, ein Team, vier Firmen. Den vollständigen Vergleich aller fünf Lösungswege (auch gegen WISO und Candis) findest du im Artikel 5 Wege, mehrere GmbHs zu verwalten.
Wann sevDesk die bessere Wahl bleibt
Ein ehrlicher Vergleich nennt auch die Gegenseite. sevDesk bleibt überlegen, wenn:
- du nur eine Firma hast und keine mehrstufige Freigabe brauchst — dann ist ein reines Rechnungstool oft günstiger;
- du EÜR, Umsatzsteuer-Voranmeldung oder die Buchhaltung selbst im Tool machen willst — das ist bewusst nicht das Spielfeld von Zenray (das übernimmt deine Steuerberatung mit DATEV);
- dir Online-Banking mit automatischem Zahlungsabgleich oder eine native Mobile-App wichtiger ist als Multi-Company und Freigabe — beides bringt Zenray heute noch nicht mit.
Der Wechsel lohnt sich genau dort, wo sevDesk strukturell nicht hinkommt: bei mehreren Gesellschaften und bei geregelter Belegfreigabe. Wie Zenray beides in einem System bündelt, zeigt die Seite Buchhaltung für mehrere Firmen; den direkten Funktions- und Preisvergleich gibt es auf der Vergleichsseite.