Vier GmbHs, ein Verwaltungsteam, jede Eingangsrechnung muss freigegeben werden, bevor sie bezahlt wird. Ein Standardfall im deutschen Mittelstand — und einer, an dem fast jede Buchhaltungssoftware scheitert. Denn die meisten Tools sind schlicht nicht mandantenfähig: Für jede Gesellschaft braucht es einen eigenen, voll bezahlten Account. Wir rechnen die fünf realistischen Wege durch, mit echten Jahrespreisen.
Als durchgehendes Rechenbeispiel nehmen wir eine Gruppe aus 4 GmbHs und 8 Personen im Verwaltungsteam, die eine mehrstufige Belegfreigabe braucht. Alle Preise sind netto, Stand 06/2026, bei jährlicher Zahlweise — also der reguläre Folgejahrespreis, nicht der geschönte Erstjahres-Rabatt.
Weg 1: Vier getrennte Buchhaltungs-Accounts
Der naheliegende Reflex: Man nimmt das Tool, das man kennt — sevDesk, Lexware Office, FastBill — und legt es einfach vier Mal an. Das funktioniert, kostet aber an mehreren Stellen. sevDesk sagt in der eigenen Hilfe-Dokumentation wörtlich „sevdesk ist nicht mandantenfähig": pro Firma ein separater Account, mit 10 % Rabatt auf Account 2–5. Bei sevDesk Buchhaltung (22,90 €/Monat) landet man so bei rund 1.485 €/Jahr inklusive der Zusatznutzer.
Der eigentliche Preis steht aber nicht auf der Rechnung: vier Logins, vier getrennte Belegbestände, vier Exporte an den Steuerberater — und keinerlei Freigabe-Workflow. Wer in einem Account arbeitet, sieht die anderen drei nicht. Für eine Gruppe, die genau die firmenübergreifende Sicht und die Freigabe braucht, ist dieser Weg am Ende der teuerste, weil er das Problem gar nicht löst.
Weg 2: Die Tool-Kombination — Rechnungstool plus Freigabe-Tool
Weil das Rechnungstool keine Freigabe kann, klemmt man ein zweites System dahinter. Der übliche Kandidat ist Flowwer (25 €/Monat pro Firma, mehrstufige Freigabe). Für unsere vier GmbHs heißt das: viermal sevDesk Buchhaltung plus viermal Flowwer plus die Zusatznutzer.
| 4× sevDesk Buchhaltung (−10 % Multi-Rabatt) | 989,28 € |
| 7 Zusatznutzer × 5,90 € | 495,60 € |
| Flowwer für 4 Firmen (Freigabe) | 1.200,00 € |
| Summe pro Jahr | 2.684,88 € |
Funktional ist das nah dran — aber es bleibt eine Kombination aus zwei Tools: vier Logins, zwei Systeme, doppelt gepflegte Stammdaten und ein Belegfluss, der ständig zwischen zwei Oberflächen hin- und herspringt. Jede neue GmbH verdoppelt die Klick-Wege.
Weg 3: Das Multi-Firmen-Add-on einer Komplettlösung
Einige Tools — WISO MeinBüro, orgaMAX — verkaufen Zusatzfirmen als Add-on. WISO MeinBüro L (99 €/Monat, 5 Nutzer) plus drei Zusatzfirmen (ab 9 €) plus drei Zusatznutzer landet bei 1.728 €/Jahr — auf dem Papier der günstigste Weg.
Der Haken steht im Kleingedruckten: Es sind getrennte Firmenbestände mit eigenen Nummernkreisen und Banken, kein gemeinsames Team, keine konsolidierte Sicht — und keine Freigabe-Workflows. Man bezahlt also für „mehrere Firmen technisch möglich", bekommt aber nicht das gemeinsame Arbeiten, das den Ausschlag gegeben hat.
Weg 4: Das Enterprise-Tool
Wer alles in einem System will — unbegrenzt Firmen, unbegrenzt Nutzer, mehrstufige Freigabe — landet schnell bei Candis. Das kann genau das. Candis nennt keine öffentlichen Listenpreise; Drittquellen verorten den Einstieg bei ab ~369–389 €/Mon, also ab ~4.428 €–4.668 €/Jahr aufwärts. Candis beweist damit, dass Multi-Company plus Freigabe ein bezahltes Enterprise-Problem ist — bepreist das Zehn- bis Vierzigfache der KMU-Tools.
Eine Lücke bleibt: Candis ist ein reines Eingangs-Tool. Es schreibt keine Ausgangsrechnungen und erstellt keine E-Rechnungen. Für den Rechnungsausgang braucht die Gruppe zusätzlich ein weiteres System — der Stapel wächst wieder. Fair: Candis kann dafür Dinge, die Zenray nicht hat (Bestellwesen, Auslagen/Reisekosten, SAP). Es ist also kein „schlechteres Candis", sondern ein anderer Zuschnitt.
Weg 5: Eine echte Multi-Company-Plattform
Der fünfte Weg ist, das Problem an der Wurzel zu lösen: ein Tenant, in dem alle Gesellschaften liegen, ein Login, ein Team mit firmenübergreifenden Rechten — und Belegeingang, mehrstufige Freigabe, Rechnungsausgang mit E-Rechnung und GoBD-Archiv in einem Stück. Genau dafür ist der Tarif Zenray Cockpit gebaut: 3 Firmen inklusive, jede weitere 33 €/Monat. Der Preis steht offen da — 99 €/Monat im 1. Jahr, danach 149 €/Monat ab Jahr 2 (Listenpreis). Für unsere vier GmbHs sind das ab Jahr 2 2.184 €/Jahr — unbegrenzte Nutzer inklusive.
Alle fünf Wege im Direktvergleich
| Lösung (4 GmbHs, 8 Nutzer) | Kosten/Jahr | Was trotzdem fehlt |
|---|---|---|
| Zenray Cockpit (ab Jahr 2) | 2.184 € | — ein Login, ein Team, vier Firmen |
| WISO MeinBüro L + Zusatzfirmen | 1.728 € | Keine Freigabe, getrennte Bestände, kein gemeinsames Arbeiten |
| sevDesk + Flowwer (Bastellösung) | 2.684,88 € | 4 Logins, 2 Systeme, doppelte Stammdaten |
| Candis Base | ab ~4.428 €–4.668 € | Kein Rechnungsausgang — zusätzliches Tool nötig |
Was die Tabelle nicht sofort zeigt
Auf den ersten Blick ist WISO mit 1.728 € am günstigsten. Aber WISO kann zwei Dinge nicht, wegen derer man überhaupt sucht: mehrstufige Belegfreigabe und firmenübergreifendes Arbeiten. Sobald man die ehrlich mitrechnet, bleiben nur die Bastellösung (≈ 2.685 €, aber zwei Systeme) und Candis (ab ~4.428 €–4.668 €, aber ohne Ausgang) als funktional vergleichbare Optionen — und gegen beide ist Zenray Cockpit günstiger und erzählt die einfachere Geschichte.
Genau das ist der Punkt: Es geht nicht um den niedrigsten Listenpreis, sondern um die Gesamtkosten der Lösung, die das Problem tatsächlich löst. Ein einziger Beleg pro Monat, der ohne Freigabe falsch bezahlt wird, ist teurer als die Differenz zwischen den Zeilen.
Worauf es bei der Auswahl wirklich ankommt
Fünf Fragen entscheiden, ob eine Lösung für eine Unternehmensgruppe taugt:
- Echte Mandantenfähigkeit in einem Login — oder N getrennte Accounts mit N Passwörtern?
- Firmenübergreifende Teams und Rollen — arbeitet ein Team für alle Gesellschaften, sauber nach Rechten getrennt?
- Mehrstufige, regelbasierte Freigabe — nach Betrag, Gesellschaft und Belegtyp, mit Vier-Augen-Prinzip und Eskalation?
- Rechnungsausgang inklusive E-Rechnung(EN 16931) — oder nur Eingang?
- GoBD-konformes, unveränderbares Archiv — über alle Firmen durchsuchbar?
Die Kombination aus allen fünf gibt es zum KMU-Preis bei genau einem Anbieter — weit unterhalb dessen, was der Markt für Multi-Company plus Freigabe sonst aufruft. Das ist kein Zufall, sondern der Grund, aus dem es Zenray gibt.
Rechne mit euren eigenen Zahlen
Vier GmbHs sind nur ein Beispiel. Auf der Preisseite steht ein Kostenrechner, in dem du eure echte Firmen- und Nutzerzahl einträgst und live siehst, was Zenray gegen die Tool-Kombination und gegen Candis kostet — mit hinterlegten Beispielen für Holdings, Hausverwaltungen und das klassische KMU. Wie Zenray mehrere Gesellschaften in einem System bündelt, zeigt die Seite Buchhaltung für mehrere Firmen.